A pandemia do coronavírus está levando os fundos de pensão a lançarem mão de novas armas tecnológicas para manterem a operação. Com 100% dos colaboradores em casa, sem atendimento presencial, sem impressão de papéis para assinatura de documentos, sem o técnico do departamento de TI na sala ao lado, e muitas vezes sem equipamentos de internet de última geração em casa, todos estão tendo que se adaptar a videoconferências e ao trabalho remoto. Mas apesar das dificuldades iniciais, está dando certo e permitindo redução de custos, simplificação de processos e maior produtividade.
A maioria já tinha algum tipo de plano de contingência. As entidades e planos mais jovens, que estão sendo batizados de “nativos digitais”, saíram naturalmente na frente. Mas as fundações mais antigas são as que mais ampliam seus investimentos em tecnologia, segundo pesquisa divulgada pela consultoria Mercer. “Entre as fundações menores, 42% pretendem investir mais em tecnologia; nas maiores esse número é de 63%”, revela o líder de investimentos e previdência da Mercer no Brasil, João Morais.
“Tecnologia e comunicação eram despesas, mas agora são vistas como investimento”, acrescenta o líder de desenvolvimento de produtos da Mercer Brasil, Guilherme Gazzoni. Segundo ele, “o investimento agora é em Big Data & Inteligência Artificial (IA)”.
-20mai-02.jpg "A pandemia acelerou a adesão à tecnologia, queimou etapas e quebrou resistências. A mudança era inexorável, mas vamos chegar no destino traçado mais rapidamente, diz o superintendente da Valia, Edécio Brasil.")
Além da IA e das reuniões virtuais, avança muito a digitalização dos processos. Na Valia, por exemplo, os planos mais recentes, como os voltados às famílias dos funcionários, já são 100% digitais e tudo pode ser feito remotamente. “A pandemia veio acelerar significativamente o processo – queimou etapas e quebrou resistências. Agora que as pessoas foram forçadas a virar a chave e viram que funciona, nunca mais voltaremos a fazer igual a antes”, diz o superintendente da entidade Edécio Brasil. A jornada de transformação digital na Valia começou há dois anos, quando começaram a trocar equipamentos de rede, incluir novos recursos e serviços e lançar um aplicativo. Segundo Brasil, a estrutura para que os 200 funcionários trabalhassem em casa foi organizada em apenas três dias.
Na SebraePrev, a mudança tecnológica vinha sendo preparada há três anos, com a colocação na nuvem de todo o sistema (módulos de atendimento, de contabilidade, empréstimos e investimentos, servidores). “Somos jovens, temos 16 anos de vida, já nascemos digital”, diz o presidente da entidade, Edjair de Siqueira Alves. Segundo ele, e entidade nunca comprou desktops, sempre notebooks, pensando em mobilidade. A decisão de colocar todos os 22 colaboradores em home office foi tomada em 18 de março. “Fizemos um manual operacional e distribuímos aos colaboradores. Como a arrecadação das contribuições já era eletrônica e integrada aos sistemas corporativos das 30 patrocinadoras, partimos para automatizar as demais rotinas. Hoje até a carteira de empréstimos é 100% digital, o participante pode simular, escolher e contratar em qualquer lugar do Brasil”, afirma.
Na Fundação Promon, os nove colaboradores estão em home office desde 17 de março. E, logo de cara, passaram por uma prova de fogo: “A quarentena nos pegou no meio da aprovação das contas do ano anterior com os auditores”, revela Milton Antelo, presidente da entidade. “Tivemos que nos mobilizar de forma mais intensa para aprovar essas questões legais. Realizamos, pela primeira vez, um debate com 10 conselheiros, três diretores, quatro auditores e um advogado por teleconferência e foi uma ótima experiência”, diz. As assinaturas nas atas e relatórios do conselho foi colhida digitalmente. “Não me vejo, após o período de isolamento, contratando mensageiros para sair pela cidade – às vezes até fora da cidade – colhendo assinaturas de diretores e conselheiros”.
Segundo Antelo, o programa de home office será oficializado na fundação. Ele dá um exemplo de uma mudança corriqueira. “Ficamos no mesmo prédio da patrocinadora e antes brigávamos por salas de reunião. Agora, com as reuniões virtuais, isso acabou”.
Na Previsc, fundação de previdência ligada à Federação das Indústrias de Santa Catarina (Fiesc), grande parte dos colaboradores estão trabalhando de forma remota. “Disponibilizamos computadores, telas, notebooks e outros equipamentos necessários para que eles possam acessar de casa o sistema de gestão (ERP, na sigla em inglês) e exercer suas atividades”, informa Regidia Frantz, superintendente da entidade.
Segundo Juliana Koehler, superintendente do Infraprev, o fundo multipatrocinado por empresas do setor de infraestrutura, “as duas primeiras semanas de trabalho remoto foram um pouco complicadas para nossos colaboradores, mas já nos acostumamos a esse novo normal”. A fundação publicou um manual de home office e produziu vídeos com a área de TI para ensinar a operar as VTN (redes virtuais) e as ferramentas de reunião remota. “Não precisamos interromper nada e alguns projetos estão andando até mais rápido, estamos mais produtivos. O processo de implantação da assinatura digital, que estava emperrada, foi viabilizada em uma semana. Estamos vendo redução de custos, o que é muito positivo. A gente não testa até que seja obrigada – e descobre que pode ser bom”.
Na Fapes, fundo de pensão do BNDES, 95% do sistema foi migrado para a nuvem em 2018 e 2019, possibilitando que cerca de 200 colaboradores passassem a trabalhar por notebooks em suas residências, informa o gerente de TI da entidade, Fábio Santos. Ele explica que foi preciso comprar mais licenças de software, ferramentas de comunicação e notebooks, além de franquear pacote extra de internet para ampliar a banda aos funcionários em casa. “Passamos por um estresse na primeira semana até lapidar tudo”, admite. A Fapes também abriu um plantão 24hs para a área de TI atender os colaboradores em casa e determinou escalas para trabalhar em horários menos demandados da internet. “Publicamos guias sobre problemas mais comuns e hoje o plantão de TI foi reduzido para 18 horas/dia”, acrescenta.
Para Santos, a experiência mostrará a viabilidade do processo ao RH de empresas que relutam em implantar trabalho remoto: “O home office é viável, pelo menos nos grandes centros urbanos. Temos ferramentas para controlar a produtividade dos funcionários, o gestor pode delegar tarefas e acompanhar. Quando tudo voltar a abrir, quem puder ficar em trabalho remoto, vai ficar”.
Outra que também já tinha um plano de contingência desenhado para situações de emergência é Funpresp-Exe, inclusive com solução de acesso remoto implementada. “Foi necessário apenas adequar a estrutura para garantir o acesso remoto de todos os colaboradores a 100% das aplicações utilizadas e ao desktop corporativo”, informa o diretor de administração da fundação, Cleiton Araújo. A novidade foi a implementação de um sistema de reuniões online, que deverá ser incorporada à rotina de trabalho das equipes no médio e longo prazos. De acordo com Araújo, “atualmente a Funpresp-Exe funciona em home office integral, sem qualquer prejuízo às sua atividades operacionais e à sua governança”.
Também a Postalis já estava relativamente bem preparada em termos de TI para enfrentar desafios. Novas tecnologias e equipamentos já vinham sendo usados em todos os processos da entidade, desde a área administrativa para a realização de contratos, pagamentos e compras, até as áreas financeira, de controles, de concessão de benefícios e de relacionamento com o participante. De acordo com o gerente de comunicação e relacionamento da entidade, Marco Aurélio Weyne, “praticamente para todas as áreas”.
Além disso, a entidade também já operava com redes virtuais e sistema de reuniões online, mas não na escala que adotou com a pandemia do Covi-19. “Estendemos o uso da tecnologia a muito mais pessoas devido ao isolamento social”, afirma Weyne.